Kosztorys jest podstawowym dokumentem niezbędnym do przygotowania każdej inwestycji. Kosztorys jest ważny zarówno dla inwestora, bowiem określa wielkość kosztów inwestycji, jak i dla wykonawcy, ponieważ podaje kwotę, która wyznacza opłacalność realizacji inwestycji. Kosztorys stanowi także podstawowy dokument w procesie realizacji robót budowlanych dla wykonawcy i osoby sprawującej nadzór inwestorski na placu budowy.

Kosztorys sporządza się m. in. w celu:

• określenia kosztów (lub ceny) wykonania określonego zadania:
  - przez inwestora : w celu określenia możliwości i opłacalności realizacji zadania, kontroli złożonych ofert, uzyskania kredytu, prowadzenia i kontroli rozliczeń finansowych,
  - przez wykonawcę : w celu złożenia oferty inwestorowi, prowadzenia rozliczeń w takcie realizacji i inne;
• prowadzenie rozliczeń finansowych między zleceniodawcą (inwestorem), a zleceniobiorcą (wykonawcą), a także pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami;
• rozstrzygania sporów;
• w celach dowodowych;
• wyceny nieruchomości, jako element jednej z metod określania wartości nieruchomości.

Rodzaje kosztorysów

• kosztorys inwestorski,
• kosztorys ofertowy,
• kosztorys zamienny,
• kosztorys powykonawczy.

Kalkulację kosztorysową sporządza się w różnym czasie i dla różnych celów. Inwestor planując zlecenie i realizację robót, określonych w gotowej dokumentacji projektowej, wylicza przewidywane koszty i wartości robót w kosztorysie inwestorskim. Wykonawca, ubiegający się o zlecenie wykonania robót, kalkuluje w kosztorysie ofertowym cenę proponowaną za ich wykonanie. W trakcie realizacji wykonawca rejestruje rzeczywiste ilości realizowanych robót. Po zakończeniu robót koryguje lub określa cenę za wykonane roboty w kosztorysie zamiennym i powykonawczym.